Inhaltsverzeichnis

Auslieferung der Komponenten, es ist vielmehr ein ergänzendes System zum Beschaffungsprozeß im SAP R/3.

3.3 Beschreibung der Prozesse aus dem Prozeßdiagramm

3.4 Beschreibung der Sichten (Rollen) aus dem Prozeßdiagramm

3.5 Aufbau der Notes-Datenbank

Das komplette System der Bestellabwicklung besteht aus einer Lotus Notes- Datenbank. 

Für den Einkauf und die Buchhaltung gibt es nach verschiedenen Kriterien sortierte Ansichten

unter denen die Bestellanforderungen gespeichert werden (Alle Bestellanforderungen,

BANF angelegt, ...).

Die Ansicht "Angebote" ist für das Erstellen von Angeboten für den Katalog.

Von dieser Ansicht existiert eine angepaßte Kopie (HTML\Angebote) für den Zugriff über einen

Browser, die für das Auswählen von Angeboten in den Warenkorb vorgesehen ist.

Unter der Ansicht "Auftrag-Profile" werden Stamm-Informationen der jeweiligen Benutzer gespeichert,

die benötigt werden um eine BANF zu erstellen.

Der Anforderer bekommt unter der Ansicht "Bestellanforderungen" seine Bestellanforderungen angezeigt,

bzw. die Bestellanforderungen für die er als weiterer Berechtigter eingetragen ist.

Die für die Schnittstelle zum SAP erforderlichen Tabellen (Dynpros) mit allen dafür existierenden Feldern

sind unter der Ansicht "Tabellen" gespeichert.

In den Ansichten "ME21" und "ME51" sind die genauen Ablaufstrukturen einer Batch-Input Tabelle für die

Transaktionen "Bestellung anlegen" und "BANF anlegen" abgelegt. Unter diesen Ansichten ist die genaue

Reihenfolge der Dynpros mit den verwendeten Feldern für das SAP R/3 und der Zuordnung der Felder zu

den zugehörigen Feldern im Notes-Formular gespeichert.

Für den Warenkorb gibt es die Ansicht "temp" unter der temporär die Angebots-Positionen gespeichert

werden.

Unter der Ansicht "Zugriff Konfiguration" können mehrere Verbindungs- dokumente gespeichert werden, die

sämtliche Verbindungsdaten für den SAP R/3-Zugang enthalten.

Verschiedene Einstellungen wie z.B. die erste BANF-Nr. sind in einem Konfigurationsdokument unter

der Ansicht "Konfiguration" gespeichert.

Die Schnittstelle zu dem R/3-System ist komplett in LotusScript geschrieben. Alle Programme

und Unterprogramme zur Realisierung der Schnittstelle sind in der Bibliothek "LSX" zusammengestellt.

In diese Bibliothek ist die externe Bibliothek "LSX 2.0 für Windows 95/NT" eingebunden, die für die

Verbindung zum SAP R/3 benötigt wird.

Die beiden Hauptprogramme in der Bibliothek "LSX" sind einmal "SubmitOrder", um eine Bestellung

im SAP R/3 anzulegen und "SubmitBANF", um eine BANF im SAP R/3 anzulegen.

Beide Programme basieren auf dem Aufruf einer R/3 Transaktion durch das R/3 Funktionsmodul

"RFC_CALL_TRANSACTION".

Die ABAP-Schnittstelle in SAP R/3 von "RFC_CALL_TRANSACTION" benötigt 2 Import-Parameter,

liefert einen Export-Parameter und verarbeitet eine Batch-Input Tabelle, die in einer bestimmten Struktur

aufgebaut ist.

Auf Notes-Seite steht durch die Einbindung der LSX-Bibliothek die Klasse "RfcFunction" zur Verfügung

durch die man mit dem Funktionsmodul "RFC_CALL_TRANSACTION" kommunizieren kann.

Wenn ein Objekt dieser Klasse erzeugt wird, werden auch alle Import/Export- Parameter sowie zugehörige

Zum Erstellen der Rfc-Funktion werden 2 Parameter benötigt. Der Erste ist ein Objekt vom Typ "RfcServer"

und der Zweite ist der Name des Funktions- bausteines im R/3 als String.

Das Objekt vom Typ "RfcServer" ist das Basis-Objekt, was für jeden Zugriff auf das R/3-System benötigt wird.

Für die Informationen die zum Zugriff benötigt werden können mehrere Verbindungsdokumente erstellt

werden.

Um ein Verbindungsdokument für den R/3-Zugriff zu aktivieren muß einfach die Taste "Choose Setup"

gedrückt werden. Durch diese Aktion werden von einem Script alle Felder für die Verbindung zum R/3-

System in ein Konfigurationsdokument kopiert.

Aus diesem Konfigurationsdokument werden dann von dem Script zum Verbindungsaufbau die aktuellen

Einstellungen geholt.

Wenn das Objekt "RfcCallTransaction" richtig initialisiert wurde, können die Import-Parameter für das

Funktionsmodul zugewiesen werden.

Import-Parameter auf R/3-Seite sind Export-Parameter auf Notes-Seite !

Bei dem Programm "SubmitOrder" sind die beiden Import-Parameter "ME21", für den Transaktionscode

und "S" für eine synchrone Datenübertragung.

Als letztes muß noch die Tabelle für den Batch-Input gefüllt werden.

Für die Tabelle, mit der das Objekt "RfcCallTransaction" gefüllt wird, sind eine Reihe von Informationen

Damit Änderungen im Aufbau der Transaktionen oder eines Dynpro in Lotus Notes leichter anzupassen sind,

ist der Aufbau der Batch-Input Tabelle nicht fest in LotusScript verankert, sondern so dynamisch wie möglich

gehalten.

Der erste Schritt zum dynamischen Aufbau ist hier die Möglichkeit alle Felder zu einem bestimmten Dynpro

direkt aus dem SAP R/3 zu holen.

Dazu wird hier die Klasse "RfcTransaction" verwendet, mit der man ein Objekt erstellen kann, das dann alle

Mit der Angabe des Transaktion-Code und der Dynpro-Nr. werden so per Knopfdruck alle Felder zu einem

Dynpro in ein mehrzeiliges Feld und das zugehörige Programm in ein einzeiliges Feld eines Dokumentes

geschrieben.

Mit der Information, welche Dynpros für die Transaktion "ME21" benötigt werden, konnte dann ein Repository

mit den Dynpros und allen zugehörigen Feldern pro Dynpro erstellt werden.

Da für das Anlegen einer Bestellung in dem hier ausgearbeiteten Prozeß nicht alle Felder der jeweiligen

Dynpros auch verwendet werden, wurde hierfür eine neue Ansicht erstellt.

Unter dieser Ansicht werden jetzt genau die Dokumente für die Transaktion, in der richtigen Reihenfolge,

gespeichert und es können im Dokument selbst genau die Felder ausgewählt werden, die auch verwendet

werden.

Außerdem werden hier die zugehörigen Felder der BANF in Notes zugeordnet.

Für die Auswahl der Dynpros im jeweiligen Dokument werden die Einträge aus der ersten Spalte der

Ansicht "($TabME21)" selektiert. Unter der Ansicht "($TabME21)" sind alle Dokumente für die Transaktion

ME21 aus dem Repository aufgelistet. Die Einträge in der ersten Spalte sind genau die Dynpros für die

Transaktion "ME21".

Das Feld in dem die Auswahl definiert ist muß ein Feld vom Typ "Schlüsselwörter" sein.

Die Auswahl für das Feld "SAPFeldname" wird über eine Lotus Notes Formel realisiert.

    Dynpro = bestimmt welches Dokument für die Rückgabe ausgewählt wird

Das Feld in dem die Formel steht muß ein mehrzeiliges Feld vom Typ "Schlüsselwörter" sein, bei

dem die Positionen im Auswahl-Fenster über eine Formel selektiert werden.

Im Feld "BDCOKCODE" wird der Code eingetragen, der am Ende eines jeden Dynpro steht und

im Feld "Routine" steht die Nummer der LotusScript- Routine, die für die Verarbeitung des jeweiligen

Dokumentes (Dynpros) zuständig ist. Doch hierzu und zu dem Feld "Ref" später mehr.

Eine weiteres Problem war der Umstand, daß die BANF in Notes nicht 1 zu 1 als Bestellung im R/3

Durch den speziellen Aufbau der BANF in Notes und den dynamischen Aufbau der Batch-Input Tabelle

mußte hier doch einiges darin investiert werden, die Beiden zusammen zu bringen.

Grundsätzlich gibt es hierzu folgende Fälle zu unterscheiden:

• normales Feld aus der BANF in Tabelle schreiben
• spaltenweise Felder aus der BANF in die Tabelle schreiben (z.B. EKPO-MENGE(1) bis EKPO-MENGE(n))
• spaltenweise ref. Felder aus der BANF in die Tabelle schreiben (referenzierte Felder stehen bei "Informationen für die Buchhaltung")
• zeilenweise Felder aus der BANF in die Tabelle schreiben
• zeilenweise ref. Felder aus der BANF in die Tabelle schreiben
• verschiedene Sonderfälle bei bestimmten Feldern

Für die hier aufgeführten Fälle mußten verschiedene Routinen geschrieben werden, um die Daten

entsprechend verarbeiten zu können. Die Zuordnung der Routinen zu den zu verarbeitenden Dokumenten

wird über das Feld "Routine" in den Dokumenten mit dem Aufbau der Dynpros gespeichert.

Für Felder die referenziert werden, ist eine Spalte vorgesehen in der man diese mit einem "X" kennzeichnen

kann (siehe Abbildung 11).

Außerdem mußten verschiedene Informationen aus dem Algorithmus zum Erzeugen von mehreren Bestellungen

als Parameter an die Routinen übergeben werden.

Um eine genauere Vorstellung von der Zuordnung der BANF zu der Batch- Input Tabelle und den daran

beteiligten Routinen zu bekommen, soll die Zeichnung helfen, die ein Beispiel mit 2 Positionen in der BANF zeigt.

Das Programm "SubmitBANF" ist vom Aufbau sehr ähnlich. Die beiden Import-Parameter für das Objekt

"RfcCallTransaction" sind hier "ME51", für den Transaktionscode, und "S" für eine synchrone Datenübertragung.

Da bei dieser Transaktion andere Dynpros beteiligt sind, mußte hierfür natürlich eine eigene Ansicht mit allen

Dokumenten (Dynpros) für die Transaktion "ME51" erstellt werden.

Da die BANF in Notes 1 zu 1 als eine BANF im SAP R/3 angelegt wird, mußte der Algorithmus für die Transaktion

"ME21" hier nicht eingesetzt werden.

Die Logik der Routinen für die Verarbeitung der Daten von BANF zu Batch- Input Tabelle sind den Routinen der

Transaktion "ME21" sehr ähnlich, mit dem Unterschied, daß hier keine Parameter von dem Algorithmus übergeben

werden müssen.

3.7 Die Benutzerschnittstelle

Als Benutzerschnittstelle stehen dem Anforderer über Browser zu bedienende HTML-Seiten zur Verfügung,

Die Datei "logo.htm", die im oberen linken Frame angezeigt wird, enthält nur ein HTML-Tag für die

Hintergrundgrafik "logo.gif" und in der Datei "banner.htm", die im oberen rechten Frame angezeigt wird,

ist nur die Hintergrundfarbe festgelegt.

In der Datei "main.htm", die in Frame "c" angezeigt wird, ist die Startgrafik eingebunden. Alle Aufrufe

aus dem Menü im linken Frame werden in Frame "c" angezeigt.

Im linken Frame steht dem Anforderer ein Menü mit den Links "Katalog", "Neue Position", "Warenkorb"

und "BANF anzeigen" ständig zur Verfügung.

In diesem Frame wird ein Notes-Navigator aufgerufen, der im Frame-Set mit der erweiterten URL-

Referenzierung referenziert wird.

Die Links sind "GraphicButtons" die im Define-Abschnitt mit einer einfachen Aktion oder einer Formel

hinterlegt worden sind.

Aus den hier definierten Verknüpfungen werden vom Domino Server automatisch HTML-Referenzierungen

generiert.

Der erste Link öffnet die Ansicht "HTML\Angebote" (Katalog). Der Katalog ist eine Ansicht in der Notes

Datenbank, die mit verschiedenen Techniken für den Zugriff über einen Browser optimiert wurde.

Bei dieser Ansicht wurden wieder die Eigenschaften des Lotus Domino Servers ausgenutzt, durch den

bei dem Zugriff über Browser, eine Ansicht automatisch in HTML übersetzt wird.

Leider war diese Darstellung noch weit von einem optimalen Ergebnis entfernt.

Zur Aufbereitung der Ansicht sollten zuerst einmal die Links am oberen und unteren Rand der Ansicht

verschwinden.

Um dies zu erreichen, kann in Notes ein Dokument erstellt werden, das als Vorlage für die Ansicht

gespeichert werden muß ($$ViewTemplate for Ansicht) und in dem ein Feld mit dem Namen "$$ViewBody"

erstellt werden muß. Durch die reservierten Bezeichnungen wird bei jedem Aufruf der Ansicht automatisch

die Ansicht ohne die Links an den Rändern in das Dokument eingefügt. Außerdem wird in dem Dokument

die Überschrift und der Hintergrund für die Ansicht festgelegt.

Da eine Veränderung der Schriftgröße bei den Spaltenüberschriften für die Ansicht im Browser keine

Durch einen Trick kann hier noch erreicht werden, daß die Einträge in einer Spalte auch genau untereinander stehen.

Ähnlich wie bei den Ansichten war auch bei den Vorlagen für die Dokumente die Darstellung für den Browser

nicht optimal und ist deshalb mit Durchgangs-HTML aufgebessert.

So wird z. B. bei dem Link "IN KORB LEGEN" mit Hilfe eines "Hotspot" für die Darstellung im Browser ein

Tabellen und die Schriftgröße aus den Vorlagen werden korrekt für die Darstellung im Browser übersetzt.

Nur beim Zeilenumbruch mußte an verschiedenen Stellen wieder mit HTML-Tags nachgeholfen werden (nach Tabellen).

Eine feine Sache ist auch der Einsatz eines "Rich-Text-Feldes" in den Angebots-Formularen, in das man

Bilder aus der Ablage einfügen kann, und das dann auch korrekt bei der Darstellung im Browser angezeigt wird.

Wenn der Benutzer etwas bestellen möchte, was sich nicht im Katalog befindet, kann er über den Link

"Neue Position" eine Kurzbeschreibung von der Komponente in den Warenkorb einfügen.

Um eine Position aus dem Katalog in den Warenkorb einzufügen, klickt man einfach auf den Link

"IN KORB LEGEN", dadurch wird ein Formular geöffnet, in das automatisch der Angebotstext und Preis

übernommen wird. Außerdem werden bei diesem Vorgang noch versteckte Informationen aus dem

Angebotsdokument in das Formular kopiert, die später für das R/3-System gebraucht werden. Das

automatische Kopieren der Felder in das Formular wird durch die Einstellung "Formular erbt Felder von

ausgewähltem Dokument" erreicht.

Die Positionen im Warenkorb, von allen Benutzern des Systems, werden in einer Ansicht temporär

gespeichert, und sind durch die IP-Adresse des PC eindeutig gekennzeichnet.

Wenn das Formular aufgerufen wird, werden über ein Script die Anzahl Positionen im Warenkorb für

den jeweiligen Benutzer über die IP-Adresse ermittelt und in ein verstecktes Feld im Formular geschrieben.

Diese Information wird zur Begrenzung der Positionen für die BANF genutzt.

Wenn die max. Anzahl Positionen erreicht ist, kommt eine Fehlermeldung.

Über das Script wird außerdem das Datum des Wunsch-Termins aus der letzten Position, falls

vorhanden, in das aktuelle Feld kopiert.

Der Benutzer braucht also nur die Menge und einen Wunschtermin bei der ersten Position einzugeben,

Bei den Angeboten und den damit verbundenen Formularen, um eine Position in den Warenkorb zu

schreiben, sind hier 2 unterschiedliche Vorlagen erstellt worden.

Die erste Vorlage enthält die Felder Anzahl, Artikelbezeichnung, Preis, Einheit und Wunschtermin,

sowie die versteckten Informationen Lieferanten-Nr., Warengruppe und Artikel-Nr. für das SAP R/3,

und die Anzahl der Positionen im Warenkorb (für die Begrenzung der Positonen).

Die zweite Vorlage enthält die gleichen Informationen plus zusätzliche optionale Komponenten. Bei den optionalen

Komponenten gibt es die Felder Artikelbezeichnung, Einheit und Preis, sowie die versteckte Information Artikel-Nr.

pro Position der optionalen Komponente.

Wenn man auf den Link "WEITER" klickt wird über einen Agent ein Script ausgeführt, das die Eingabe überprüft und

die Felder in ein Dokument speichert wenn die Eingabe OK war.

Bei der Validierung der Felder wird auf eine Anzahl größer 0 geprüft und bei dem Wunschtermin, ob er mindestens x

Tage in der Zukunft liegt.

Durch die Definition des Feldes Wunschtermin als Zeitfeld mit bestimmter Datumsformatierung, wird außerdem das

Für eventuelle spätere Änderungen an dem Dokument wird von dem Script eine Formular-Maske zugewiesen,

mit der das Dokument zum Editieren geöffnet werden kann.

Nachdem die Position in den Warenkorb geschrieben wurde, werden alle Positionen im Warenkorb angezeigt.

Für die Anzeige des Warenkorbes wurde ein Formular erstellt, indem die Überschrift und der Hintergrund definiert ist.

Die Anzeige der Tabelle mit den Positionen wurde über ein "Rich Text-Feld"

realisiert, in das die Positionen geschrieben werden. Das Script, das die Positionen in das Feld schreibt wird

von dem Masken-Ereignis "WebQueryOpen" ausgelöst.

Bei jedem Aufruf des Formulars durchsucht das Script die Ansicht mit den temporären Positionen und schreibt

alle Positionen mit der gleichen IP- Adresse wie der PC des Benutzers in eine Tabelle mit jeweils 2 Links darauf.

Die gesamte Ausgabe, die in dem "Rich Text-Feld" erscheint wird mit der "AppendText"-Methode aus der

Mit "EditDocument" wird das Dokument mit der vorher durch das Script zugewiesenen Formular-Maske

zum editieren geöffnet.

Es können an dieser Stelle keine einzelnen optionalen Komponenten geändert werden. Dies wäre aber auch unnötiger

Aufwand, da man die gesamte Position entfernen kann und ohne großen Aufwand eine Neue mit den gewünschten

optionalen Komponenten erstellen kann.

Wenn man alle Komponenten im Warenkorb zusammengestellt hat, kann man durch den Link "BESTELLEN" eine BANF

in Lotus Notes anlegen.

Durch den Link wird ein Bestellformular aufgerufen, in dem man den Namen, Tel., Fax, Geschäftsstelle, Abteilung,

weitere Berechtigte, Kontierung (Kostenstelle oder Projekt-Nr.) und Werk eingeben kann.

Aus diesen Informationen, plus den Positionen aus dem Warenkorb, wird von einem Script eine BANF in Lotus Notes

angelegt.

Von den Feldern aus dem Bestellformular, wird mit dem Benutzer-Namen, durch ein Script ein Profil gespeichert, dessen

Felder bei der nächsten Bestellung automatisch in das Bestellformular kopiert werden, damit der Benutzer nicht jedesmal

aufs Neue bestimmte Stammdaten eingeben muß.

Abbildung 29: Ein Profil eines Benutzers

Die Positionen aus dem Warenkorb werden bei dem Aufruf des Bestellformulars durch ein Script in ein

"Rich Text-Feld" geschrieben. Das Prinzip an dieser Stelle ist das gleiche wie schon bei der Ansicht des

Warenkorbes und dient hier auch nur zur Ansicht der Positionen aus dem Warenkorb.

In diesem Script wird auch eine Ansicht durchsucht unter der die Benutzer- Profile gespeichert sind. Wenn

bereits ein Benutzer-Profil existiert, dann werden die Felder aus dem Profil in das Bestellformular kopiert.

Wenn das Bestellformular abgeschickt wird, werden die Positionen aus der temporären Ansicht des

Warenkorbes über die IP-Adresse selektiert und mit den Informationen aus dem Bestellformular in die

Notes-BANF kopiert.

Dabei wird bei Positionen mit optionalen Komponenten jede optionale Komponente als eine Position in

die BANF kopiert und mit der Hauptkomponente als einen zusammengehörigen Block markiert.

Diese Information ist später wichtig für die Buchhaltung, um die Kontierung zu prüfen.

Außerdem erhalten Positionen die der Benutzer selbst über den Link "Neue Position" erstellt hat, eine

Die BANF wird zusätzlich durch den Benutzer-Namen im Abschnitt "Workflow", durch eine BANF-Nr und

durch das aktuelle Datum ergänzt.

Die Nr. der BANF wird dabei aus einem Dokument geholt, indem immer die aktuelle BANF-Nr. gespeichert

ist. Nachdem die Nr. um 1 erhöht wurde, wird sie in die BANF kopiert und zurück in das Dokument gespeichert.

Bevor aus dem Bestellformular eine BANF angelegt werden kann, werden natürlich auch noch verschiedene

Validierungs-Prüfungen durchgeführt (Länge des Namen, Kostenstelle oder Projekt-Nr. muß eingegeben werden,...).

Um weiteren Personen Zugriff auf die BANF zu geben, ist der Link "Adreßbuch" vorgesehen, mit dem man

aus dem Adreßbuch des Servers Personen auswählen kann.

Das Prinzip dieses Adreßbuches stammt aus dem Template "WebMail", das mit Lotus Notes 4.6 ausgeliefert wird.

Bei diesem Prinzip wurde LotusScript und vor allem auch die Formelsprache von Lotus eingesetzt.

In der Hilfe von Lotus gab es allerdings kaum Informationen, um die hier verwendeten Formeln genauer zu erklären.

Der Befehl der hier verwendet wird, um die Namen über den Browser aus dem Adreßbuch zu holen, ist hier nur soweit

erklärt, daß man mit ihm Zugriffe über "ODBC" machen kann, hier wird er jedoch ganz speziell im Zusammenhang

mit der (Web) Domino- Schnittstelle eingesetzt.

Damit nach dem Aufruf des Adreßbuches die bereits ausgefüllten Felder im Bestellformular nicht verloren gehen,

werden die Felder in ein Benutzer- Profil kopiert. Beim Aufruf des Adreßbuches wird dann ein Script ausgeführt ,

das in der Ansicht unter der die Benutzer-Profile gespeichert sind, nach dem aktuellen Profil sucht und die UniqueID

(ID des Dokumentes) des Profils in ein verstecktes Feld schreibt.

Beim Verlassen des Adreßbuches wird diese Information von einem weiteren Script dazu verwendet, um die

ausgewählten Namen in das Benutzer-Profil zu speichern, bevor das Bestellformular wieder aufgerufen wird und

die Felder aus dem Profil in das Bestellformular kopiert werden.

Mit letzterem Script werden auch die vorher ausgewählten Namen aus dem Adreßbuch in das Feld für die weiteren

Berechtigten im Bestellformular kopiert und gespeichert.

Alle sonstigen Funktionen auf dem Formular "Adressen suchen" sind alleine mit der Lotus Formelsprache realisiert,

3.9 Zugriffskonzept und Workflow

Die Bezeichnungen des Status im Diagramm werden bei jeder Veränderung in einen anderen Status

im Abschnitt "Workflow" der BANF hinzugefügt.

Dabei werden über Script in 3 mehrzeilige Felder das Datum, Benutzer- Name und der Status hinzugefügt.

Die beteiligten Gruppen "[Einkauf]", "[Genehmigung]" und "[Buchhaltung]" sind als "Roles" in der "Access Control List"

angelegt. Dort können die Gruppen auch den einzelnen Personen zugeordnet werden.

Wenn die BANF erstellt wird hat die BANF den Status Nr. 0 (Preis einholen).

Die BANF kann dabei direkt durch den Einkauf erstellt werden oder von dem Anforderer über Browser.

Da dies 2 ganz unterschiedliche Wege sind, wird auch der Status und die damit verbundenen Zugriffsrechte von verschiedenen

Scripten geregelt.

Für die Schreibberechtigung wurde ein verstecktes mehrzeiliges Feld vom Typ "Authors" erstellt. Der Benutzer-Name wird bei

der Erstellung in ein weiteres verstecktes Feld gespeichert und die weiteren Berechtigten in einem weiteren mehrzeiligen Feld

ausgewählt. Im ersten Status werden diese beiden Felder plus ein Eintrag für die Gruppe "[Einkauf]" einfach in das Feld für die Schreibberechtigung kopiert.

Um die BANF auf den nächsten Status zu setzen, muß der Einkauf nur einen Schalter in der BANF betätigen und anschließend

speichern.

Alle Schalter, mit denen die BANF in einen anderen Status versetzt wird, sind nur für Personen aus der jeweiligen Gruppe

und in dem jeweiligen Status sichtbar. Die Formel hierzu ist bei den Eigenschaften des Schalters im Abschnitt

"Hide action if formula is true" eingetragen.

Durch das Speichern der BANF nachdem der Schalter gedrückt wurde, wird die BANF erst über Script in den nächsten

Status versetzt. Dabei wird eine neue Zeile im Abschnitt "Workflow" mit dem neuen Status hinzugefügt und die Zugriffsrechte

neu eingestellt.

In Status Nr. 1 werden dafür einfach alle Einträge aus dem Feld für die Schreibberechtigung gelöscht und die bisher

beteiligten Personen haben nur noch Leseberechtigung.

Im jetzigen Status wird von einem "Agent" die Zuordnung zu der Person für die Genehmigung gemacht.

Die hier ermittelte Adresse wird einmal zum versenden der Mail an den Genehmigenden, sowie für das Zugriffsrecht

auf die BANF benutzt.

Dabei wird die Adresse in das Feld für die Schreibberechtigung kopiert.

Zuletzt setzt der "Agent" die BANF auf den nächsten Status, und fügt eine neue Zeile im Abschnitt "Workflow" hinzu.

In Status Nr. 2 kann der Genehmigende die BANF über einen Schalter genehmigen, ablehnen oder auf den Status

Rückfrage setzen.

Nachdem abschließenden Speichern wird dann wieder eine neue Zeile im Abschnitt "Workflow" hinzugefügt und die

Rechte werden neu vergeben.

Wenn die BANF genehmigt ist, wird die Gruppe "Buchhaltung" in das Feld für die Schreibberechtigung kopiert, und

die Buchhaltung kann die Kontierung überprüfen.

In Status Nr. 6 bekommt der Einkauf wieder Schreibberechtigung auf die BANF und kann eine Bestellung/BANF im

SAP R/3 anlegen.

Das Generieren von Mails wird von einem Agent erledigt, der zu bestimmten Zeitpunkten ausgeführt werden kann.

Der Agent führt ein Script aus, das prüft in welchem Status sich die BANF befindet und bei bestimmtem Status eine

Mail erzeugt. Außerdem wird erneut eine Mail gesendet wenn die BANF nach einem bestimmten Zeitraum immer

noch nicht modifiziert wurde.

Für die Realisierung dieses Scriptes wurden verschiedene Einstellungen in einem Konfigurationsdokument gespeichert.

In diesem Dokument sind für den jeweiligen Status, in dem eine Mail gesendet werden soll, die Einstellungen für die Tage

nach dem erneut eine Mail gesendet werden soll, die maximale Anzahl Versuche und ein Text für die Benachrichtigung

durch die Mail gespeichert.

Außerdem werden hier die Mail-Adressen für den Einkauf und die Buchhaltung gespeichert.

Damit über das Script in dem jeweiligen Status abgefragt werden kann ob schon eine Mail gesendet wurde oder wieviel

Mails bisher gesendet wurden ist in der BANF für jeden Status, indem automatisch eine Mail erzeugt werden soll, ein Feld

das mit null initialisiert wird.

Wenn die erste Mail gesendet wird, dann wird auch in dem jeweiligen Feld in der BANF der Wert um eins erhöht. Ist der

Wert in dem Feld größer als null, dann wird in dem Script geprüft, ob die BANF innerhalb der voreingestellten Tage nicht

modifiziert wurde. Wurde die BANF in dem Zeitraum nicht modifiziert, wird erneut eine Mail gesendet und der Wert in dem

zugehörigen Feld in der BANF wird wieder um eins erhöht.

Dieser Vorgang wird solange wiederholt, bis die maximale Anzahl Versuche erreicht ist.

In den automatisch generierten Mails steht der Text aus dem Konfigurationsdokument

plus die Nummer der BANF die bearbeitet werden soll.